6 leiðir til að koma meiru í verk og halda geðheilsunni

Hjálp í viðlögum á skrifstofunni

Þau okkar sem vinna lungann úr deginum við skrifborð og eyða löngum stundum fyrir framan tölvuna þekkja vel hve auðvelt getur verið að tapa einbeitningunni og glata þræðinum í því sem maður hefur fyrir höndum. Að sama skapi er auðvelt gleyma sér við skemmtilegt verkefni og vanrækja að standa upp, blikka augunum, drekka vatn eða jafnvel fara á klósettið. En það er ýmislegt sem hægt er að gera til að temja sér betri vinnubrögð. Hér eru nokkrar leiðir til að láta símann og tölvuna hjálpa sér.

Skiptu tímanum í tómata

Pomodoro tæknin (pomodoro þýðir tómatur á ítölsku) er líklega algengasta tímastjórnunarkerfið sem notað er í dag. Grunnhugmynd kerfisins byggir á að iðkandi skiptir tímanum í einingar (tómata) sem eru 25 mínútur hver. Í hverjum tómat einbeitir iðkandi sér að einu verkefni í 25 mínútur, og lætur ekkert trufla sig frá því. Að því loknu tekur iðkandi fimm mínútna pásu, og svo annan tómat, og þannig koll af kolli. Kostirnir við Pomodoro kerfið eru margir, en þó ekki síst sá að 25 mínútur er hæfilega stutt tímaeining til að maður getur hugsað sér að láta annað bíða á meðan, en þó nægilega löng til að maður kemur helling í verk á þeim tíma. Með því að iðka Pomodoro tæknina er hægt að stórbæta einbeitningu og margfalda afköst. Það er hægt að fá fjölda símaforrita sem taka tímann og minna þig á pásur, og vafra-viðbætur sem loka fyrir óæskilegar síður (tímaþjófa) í 25 mínútur til að styðja við einbeitninguna. Þá virkar þessi tækni stórkostlega á börn. Yngri börn vinna oft betur með styttri tíma, t.d. 15 mínútur (kirsuberjatómata?), en það er ótrúlegt hve hægt er að taka mikið til í barnaherbergi á svo stuttum tíma, ef einbeitningin er fyrir hendi.

Notaðu verkefnastjórnunartæki

Ef þú vinnur við verkefnadrifin störf, sérstaklega í samstarfi við aðra, þá er mikið framboð af stórum og smáum verkefnastjórnunarkerfum í boði sem hjálpa þér að brjóta verkefni niður í smærri einingar, deila verkefnum á samstarfsfélaga og halda utan um samskipti og skjöl. Tölvupóstur er trúlega eitt gagnslausasta verkfæri sem til er til að halda utan um verkefni, og í mörgum tilfellum óheppliegur samskiptamáti fyrir verkefni líka. Það verkefnastjórnunarkerfi sem nýtur hvað mestra vinsælda í dag er Basecamp, en það hefur þann ókost að það er nokkuð kostnaðarsamt þegar verkefnum og notendum fer að fjölga. Önnur kerfi sem eru þess virði að skoða eru Action Method, Asana og Team Box. Allar þessar lausnir er hægt að fá fyrir bæði vafra og sem símaforrit og hægt að samræma aðgerðir þvert á mörg tæki. Hér eins og oft áður gildir að finna það sem manni sjálfum líkar best við og halda sig við það.

Lærðu að slaka á

Það er fátt sem er jafn gott fyrir starfsandann og afkastagetuna og að slaka vel á þegar mikið leitar á hugann. Á www.calm.com er hægt að nálgast friðsæla skjámynd með náttúruhljóðum (öldugjálfur, rennandi vatn) og hægt að velja sér 2, 10 eða 30 mínútna slökun með leiðsögn. Þú einfaldlega velur þér hve langan tíma þú vilt taka þér í slökun, setur á þig heyrnartól, og ljúf rödd leiðir þig í gegnum slökunaraðferðir sem hjálpa þér að hreinsa hugann. Einnig fáanlegt sem símaforrit fyrir iPhone.

Farðu á kaffihús

Rannsóknir hafa sýnt fram á að bakgrunnshljóð á kaffihúsi hafa góð áhrif á afköst. Það getur einnig verið mjög gott að breyta um umhverfi og vinna við aðrar aðstæður en á skrifstofunni. En stundum er ekki hægt að fara út af skrifstofunni, þótt mikið liggi við. Þá er hægt að endurskapa þau hvetjandi áhrif sem skvaldur á kaffihúsi hefur með því að heimsækja vefinn www.coffivity.com þar sem hægt er að fá bakgrunnshljóð frá kaffihúsi beint í eyrun. Þá er vonda kaffið á skrifstofunni eina vandamálið sem þú stendur frammi fyrir.

Aldrei gleyma

það getur verið erfitt að halda utan um vinnuskjöl, hugmyndir, minnislista og annað sem fylgir því að vinna. Evernote er þjónusta sem hefur verið í boði um skeið og hefur aflað sér mikilla vinsælda. Evernote getur vistað nálega allt, skjöl, skjáskot, myndir, minnispunkta, hljóðupptökur, eða annað sem þér dettur í hug að geyma til seinni tíma, og bíður upp á ótrúlega flokkunarmöguleika, sem tryggja að ef rétt er farið með, þarftu aldrei að týna eða gleyma aftur mikilvægum minnispunktum, tilvitnun, eða grein eins og þessa sem gott getur verið að grípa til seinna. Evernote geymir allt í skýinu, og er fáanlegt fyrir alla snjallsíma og tölvur. Það er fátt jafn gagnlegt á vinnustaðnum.

Notaðu skýið

Allir hafa lent í því að vista skjal á tölvu, og hafa það svo ekki með þegar á reynir. Vistun í skýinu er óðum að ryðja sér rúm í vinnuumhverfi samtímans, og ef þú ert ekki að nýta þér ótvíræða kosti þess, þá er mál til komið að byrja. Vinsælasta lausnin er Dropbox, sem er ótrúlega þægilegt til að geyma gögn sem þarf að vera hægt að nálgast án mikils fyrirvara. En það er ýmislegt fleira í boði. Google Drive er svipuð þjónusta sem fylgir þeim sem nota Gmail hvert sem þeir fara. Þá er Skydrive frá Microsoft vinsælt hjá þeim sem nota Microsoft lausnir í sínum störfum. Box.com er önnur meðfærileg þjónusta sem býður upp á mikið pláss. Það sem gildir er að finna þá þjónustu sem hentar best þeim tólum sem þú notar fyrir, og temja sér að vista öll skjöl í skýinu. Þar með þarftu heldur aldrei að hafa áhyggjur af að mikilvægum gögnum þótt tölvan hrynji.

Birtist fyrst í sunnudagsblaði Morgunblaðsins, 10. mars, 2013.
Auglýsingar

One comment

  1. Takk fyrir góða grein. Er einmitt að læra inn á þetta að vinna við tölvu allan daginn án þess að eyða miklum tíma í annað… vildi annars líka benda á Bitcasa.com sem góða geymslu í skýjunum 🙂

Færðu inn athugasemd

Skráðu umbeðnar upplýsingar að neðan eða smelltu á smámynd til að skrá þig inn:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Breyta )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Breyta )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Breyta )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Breyta )

Tengist við %s